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      如何安排时间准备会议议程
      来源:湖南张家界胜地会议展览服务有限公司 作者:本站 时间:08-05-29 11:20:49

      准备议程

      议程中各议题的顺序对会议的时间安排会产生重大影响。勿将易引起争论的议题放在会议的开始, 因为与会者会花太多时间讨论它,  难以进入下一议题。应从惯常的直截了当的事项开始,使与会者容易作出决定。这么做能给会议带来一种成就感,以及迅速进行下去的动力。鼓励大家只参加会议中与自己有关的部分。


      避免浪费时间

      在会议中浪费时间,  损失的不只是与会者的时间;  要是把与会者的薪水算进去,会议的金钱代价也十分可观。因此,决不要把时间赔在不必要的会议、混乱的会议和无法达到预期目标的会议上。不要容忍冗长、离题的讲话,或是没完没了的总结发言。如果你是会议主席,你就有责任去发现这样的问题,并使会议按计划执行。


      文化差异

      不同的文化看待会议的方式也不同,  因此会议的安排在某种程度上取决于出席者的国籍。如果你单独出现在会议上,  日本人会以为受了怠慢——他们通过随从来体现对客人的尊敬。在阿拉伯国家,告知会议开多长时间是不常见的。当所有客人都准备走时,会议就自然而然地结束。
       

      按计划行事

      会议应准时召开:不必等迟到者,也不必在他们到会后浪费时间为他们重作介绍。注意把握整个会议的时问进度,确保议程上的各个项目都在规定的时间内完成。一般来说,应把拖延的项目放到会议结尾,  以保证其他议题的处理。在会后的备忘录中提醒每位与会者,会议已经达成了哪些共识


      商务旅行

      随着市场全球化的发展,越来越多的人感觉到旅行已经是他们工作中不可分割的一部分。对经理们来说,有效地安排商务旅行已成为运筹时间的重要内容。 旅行前,考虑一下这次行程是否必要和值得。


      评估需要

      在订立旅行计划之前,先问自己几个有关该行程的问题:  这次旅行值得我花时间吗?打个电话或写封信是否也能解决问题?能否派别人去?能否说服要会面的人来见我?能否顺路见到他们?如果对上述问题的回答都为“是”,请认真考虑你这次旅行的时机。如果可能,将所需的东西都放到一个小手提箱里。

       

      整理公文包

      有选择地带东西。考虑一下,  为参加拟议中的会议及与单位保持联系,  需要哪些文件和设备。有效地装箱要想高效地整理行李,你就得根据旅行时间的长短确切估计自己需要些什么。短期旅行,  带上够用的衣服和随身用品就可以了,  无须在洗衣费上有所花销;如果要远行多日,  最好只带上一两套换洗衣服,可以在旅行中经常换洗,而不要带上笨重的衣服箱子。

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